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Como y para que se aprueban las ordenes de compra

Software de Kardex e Inventarios

Las Ordenes de Compra en el software de Inventarios Kardex Tauro tienen el siguiente ciclo de vida:

  • Creacion de Compra (agregar, quitar, modificar items)
  • Aprobación de Orden de Compra
  • Impresión (opcional)
  • Recibir Orden de Compra (ingreso de productos a bodega)



Por que hay que Aprobarlas ?
Al aprobar la Orden de Compra esta no puede ser modificada. Esto es:

  • No se puede agregar items
  • No se puede modificar la cantidad ni el valor
La orden de Compra debe estar Aprobada para poder ser impresa.

Dentro de los permisos de usuario se puede configurar que usuario crea la compra, que usuario aprueba la compra, que usuario hace el ingreso a bodega. En la instalación por defecto el usuario Administrador tiene todos estos privilegios.

En una empresa puede configurar los permisos así:

  • Un Usuario Secretaria Digita las Compras
  • Un Usuario Jefe de Compras verifica la compra (valor, proveedor, etc) y la Aprueba
  • Un Usuario Almacenista hace el ingreso de almacén cuando el proveedor envíe la mercancía.
El establecer la aprobación hace que exista un nivel extra de control. Esto es necesario en empresas que exigen que determinadas compras tengan al menos 2 cotizaciones (buscando el mejor precio).
La seguridad que supone para el departamento de compras es que una vez aprobada la compra esta no puede ser modificada (Ver Niveles de Usuario).

Seguridad y Control por segmentación de responsabilidades. 
La persona que digita la compra No debiera tener el permiso para aprobarla.
El que la Aprueba No debiera ser el que la digita.
El almacenista solo puede recibir lo comprado (nada mas)

Así cuando algo sospechoso suceda (no debiera pasar pero pasa) se sabe de quien fue el error. Cuando lo hizo, desde que computador, a que hora. etc. Todo proceso es registrado con el usuario, equipo, IP, hora. 

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