Software de Inventarios - Libros Contables Auxiliares
Libros auxiliares.
De acuerdo con su tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje cada empresa determina el número de auxiliares que necesita. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio.
Como hacer un asiento en los Libros Auxiliares
La información presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar (o tomando la información directamente de los soportes codificados para el registro contable):
- Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de diario correspondiente.
- Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.
- Número del comprobante de diario: se registran en orden consecutivo.
- Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento débito o crédito de cada sub cuenta, tomado de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad.
- Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento débito o crédito de acuerdo con las siguientes reglas:
- En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo débito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber.
- En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.
Tipos de Libros Auxiliares
Los siguientes son algunos libros auxiliares:
- Cuenta control: las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y jurídicas necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas. Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento débito o crédito del comprobante diario de contabilidad.
- Subcuentas: cada vez que en los libros diario y mayor se registre un valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. La información se toma de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta control.
- Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente la información solicitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos del IVA.
- Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto pago y evitar sanciones por mora.
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