Ajustes a la cuenta caja. 

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse un valor faltante o un valor sobrante.

Ajustes a la cuenta caja (faltante). 

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: en este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasionó el faltante:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: el cajero pagó servicios de cafetería por $90,000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

Ajustes a la cuenta caja (sobrante). 

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante.

Ajustes - asiento para cancelar las cuentas de ingresos. 

La utilidad o pérdida se determina con el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas, así:

1. Impuestos y reservas. Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay pérdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que éstos se calculan sobre la utilidad líquida anual.
2. Cancelación de ganancias y pérdidas después de calcular los impuestos y las reservas deducidos de la utilidad neta. Se obtienen las utilidades por distribuir finalmente se cancela el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas acreditando la cuenta utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando la cuenta pérdida del ejercicio, cuando haya pérdida.
3. Utilidad neta - impuestos - reservas = utilidad del ejercicio.

Clases de Ajustes

Se consideran dos clases de ajustes:

• Ajustes ordinarios
• Ajustes integrales por inflación.

Comprobantes de Ajustes.

Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de diario. Por contener únicamente asientos de ajuste se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes ordinarios o como ajustes por inflación.

Ajustes - comprobante de cierre. 

Los saldos de las cuentas nominales sirven para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales deben cancelarse para que al siguiente ejercicio pasen únicamente las cuentas reales o de balance. Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna resultado de la hoja de trabajo o los saldos del libro mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede así:

• Se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de resultado.
• Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta ganancias y pérdidas.
• En el sistema de inventario periódico debe cancelarse la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa (inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inventario final; como contrapartida se utiliza, en ambos casos, la cuenta ganancias y pérdidas.
• Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo débito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la columna ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

Elaboración de Comprobantes de Cierre

Este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y las reservas y para distribuir utilidades del periodo.

Ajustes - comprobante de cierre - traslado a libros. 

En igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los libros diario, mayor y auxiliares, así:

• A los libros auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales
• Al libro diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta
• Al libro mayor como un movimiento.

Ajustes ordinarios. 

Son los asientos que se realizan con frecuencia en una empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:

• Caja
• Bancos
• Provisiones y deudas de difícil cobro inventario de mercancías
• Depreciación acumulada
• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
• Ingresos recibidos por anticipado
• Ingresos por cobrar
• Costos y gastos por pagar
• Provisiones para obligaciones laborales

Ajustes por inflación a la disminución del patrimonio.

Las disminuciones del patrimonio, como las provenientes de la distribución en efectivo de utilidades o excedentes de ejercicios anteriores, de la reducción de reservas o capital, que hacían parte del patrimonio al comienzo del mismo y la readquisición o amortización de aportes, deben ajustarse en el resultado que se obtenga de multiplicar dichos valores por el paag mensual acumulado. Se consideran como disminuciones del patrimonio los préstamos que realiza la sociedad a sus socios y accionistas, no sometidos al sistema de ajustes integrales, con excepción de los otorgados por las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. Para efectos del ajuste, la utilidad o pérdida del ejercicio no se considera aumento o disminución del patrimonio, en el respectivo ejercicio.

Ajustes por inflación a los pasivos no monetarios.

Los pasivos no monetarios registrados el último día del año o periodo, como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año en la moneda para la cual fueron pactados; en la cotización de la UVR en la misma fecha; en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, o en el paag, según el caso, registrando el ajuste como mayor valor del pasivo, cuando la diferencia sea positiva, y como contrapartida un débito en una cuenta financieros.

Ajustes por inflación al aumento del patrimonio. 

Los aumentos de patrimonio efectuados durante el año que correspondan a incrementos reales en efectivo, como aumentos del capital social, distintos de la capitalización de utilidades o reservas de ejercicios anteriores, se ajustarán con el resultado que se obtenga de multiplicar por el paag mensual acumulado entre el primer día del mes siguiente a aquel en el cual se efectuó el aumento de capital o patrimonio y el 31 de diciembre del mismo año.

Ajustes por inflación al patrimonio. 

El patrimonio al comienzo de cada periodo debe ajustarse con base en el paag, salvo cuando dicho patrimonio sea negativo, en cuyo caso no se efectúa este ajuste. Para contabilizar se registra con un débito en la cuenta corrección monetaria y un crédito en una cuenta de revalorización de patrimonio, denominada ajustes por inflación. Del patrimonio debe excluirse el valor neto correspondiente a los activos como crédito mercantil, know how, valorizaciones y demás intangibles que sean estimados o que no sean producto de una adquisición efectiva.

Valor del ajuste = base del ajuste x paag anual

Ajustes por inflación amortización de pasivos diferidos. 

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado. Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso.

Ajustes por inflación de activos fijos adquiridos. 

Para los activos adquiridos durante el año: incluye las mejoras, adiciones, contribuciones por valorización efectuadas durante el mismo año, se incrementarán con el resultado que se obtenga de multiplicar su costo por el paag mensual o por el paag mensual acumulado, como contrapartida se registrará un crédito en la cuenta corrección monetaria. La depreciación se calcula sobre el costo ajustado. Para los activos enajenados durante el año: su costo de adquisición se incrementará con el resultado que se obtenga de multiplicar dicho costo por el paag mensual o el paag mensual acumulado, como contrapartida un crédito en la cuenta corrección monetaria.

Ajustes por inflación de activos fijos poseídos. 

Para los activos fijos poseídos durante todo el año: el costo del bien en el último día del año anterior, se incrementará con el resultado que se obtenga de multiplicarlo por el paag anual y como contrapartida se registrará un crédito en la cuenta corrección monetaria. Cuando se trata de bienes depreciables, agotables o amortizables, poseídos desde el inicio del ejercicio, debe ajustarse por separado el valor bruto del activo y el valor de la depreciación, agotamiento o amortización acumulada contable, al inicio del ejercicio. El ajuste a la depreciación, agotamiento o amortización acumulada contable, al inicio del ejercicio, se registrará como un mayor valor de ésta y como contrapartida un débito en la cuenta corrección monetaria. El gasto por depreciación, agotamiento o amortización contable, en el respectivo año, se determina sobre el valor bruto del bien, una vez ajustado por el paag.

Ajustes por inflación de costos y gastos por pagar. 

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta costos y gastos por pagar.

Ajustes por inflación de depreciación. 

La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.

Ajustes por inflación de ingresos por cobrar.

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de activos denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Ajustes por inflación de inventario permanente. 

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

• Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta de costo de ventas; porque esto ocurre, generalmente, por un mal registro en libros.
• Inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:

1. Porque las mercancías perdieron su peso en forma natural, ya sea por deshidratación, evaporación o algún caso fortuito. Este valor representa un gasto o pérdida para la empresa; por tanto, puede debitarse la cuenta de costo de ventas que corresponda.
2. Pérdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: en este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.

Ajustes por inflación de los ingresos, costos y gastos. 

Se deben ajustar los ingresos, costos y gastos del periodo utilizando como factor el paag. Como contrapartida a las cuentas de ingreso se deberá registrar un débito a la cuenta corrección monetaria y como contrapartida a las cuentas de costos y gastos un crédito en la cuenta corrección monetaria. Para efectos fiscales los ingresos exentos o no constitutivos de renta, así como los costos y gastos no deducibles no serán objeto de los ajustes por inflación, al igual que los ingresos, costos y gastos que no se llevan directamente a las cuentas de resultado o que tengan una forma particular de ajuste, diferentes del saldo de la cuenta corrección monetaria.

• Ajuste a los gastos: Los gastos deben ajustarse incrementándolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el paag.
• Ajuste de costo de ventas: Los costos deben ajustarse incrementándolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el paag.

Ajustes por inflación - efectos contables y fiscales. 

De los ajustes por inflación se derivan los siguientes efectos:

• Activos monetarios: Son aquellos que mantienen el mismo valor por no tener ajustes pactados y por cuanto no adquieren mayor valor nominal por efecto del demérito del valor adquisitivo de la moneda.
• Activos no monetarios: Son aquellos que son susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la pérdida del valor adquisitivo de la moneda, como inventarios de mercancías para la venta. Estas cuentas son objeto de ajustes por inflación:

1. Pasivos monetarios: son aquellos que mantienen su valor por cuanto no tienen ajustes pactados, ni adquieren mayor valor nominal por efecto de la pérdida del valor adquisitivo de la moneda, en consecuencia estas partidas no se ajustan por inflación.
2. Pasivos no monetarios: son aquellos susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda, tales como las deudas representadas en moneda extranjera, y aquellas con pacto de reajuste. Estas cuentas son objeto de ajuste por inflación:

• Cuentas del patrimonio: no se ajustan las partidas del patrimonio que correspondan a utilidades del ejercicio, los rubros de superávit por valorizaciones, y al superávit que resulte de los intangibles estimados, como el know how y el crédito mercantil, por estar expresamente excluidos.
• Cuentas de orden: al finalizar cada mes o cada año, deben ajustarse las cuentas de orden no monetarias, representadas por valores susceptibles de adquirir un mayor valor por la pérdida del poder adquisitivo de la moneda.

Ajustes por inflación - Índices. 

Los índices utilizados para el ajustes son los siguientes:

• Paag (ipc.): Se entiende por paag el porcentaje de ajuste del año gravable equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios elaborado por el Dane.
• Paag anual: Es el porcentaje de ajuste del año gravable entre el 1 de diciembre del año inmediatamente anterior y el 30 de noviembre del respectivo año.
• Paag mensual acumulado: Es el paag registrado entre el primer día del mes en el cual se realizó el hecho económico y el último día del mes inmediatamente anterior a la fecha a la cual se está calculando el ajuste.
• Paag mensual: Es el porcentaje de ajuste del mes, equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto del ajuste, elaborado por el Dane.
• Tasa de cambio: Los valores representados en moneda extranjera como divisas, títulos, derechos, depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio a utilizar será la representativa del mercado fijada por la Superintendencia Financiera.
• Cotización de la UVR: Los valores expresados en UVR se ajustarán con base en su valor al final del mes o del año respectivo.
• Pacto de reajuste: Cuando los títulos, los derechos o las inversiones y las deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

Ajustes por inflación - contabilización - base contable. 

Los valores base para los ajustes por inflación, serán los registrados en la contabilidad a 31 de diciembre de 1991 (costo histórico) y el costo ajustado para los años siguientes.

• Activos en moneda extranjera o poseídos en el exterior el valor del ajuste es igual al valor del activo expresado según tasa de cambio, menos el valor del activo según libros.
• Activos en UVR o con pacto de reajuste: cuando el valor del activo se encuentre expresado en UVR o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, se ajustará con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado, registrando la diferencia.
• Activos movibles y otros inventarios: los activos representados en mercancías, materiales y suministros, papelería, repuestos y otros, deberán ajustarse por el paag mensual o anual

Ajustes por inflación - cuentas utilizadas. 

Las empresas que estén obligadas a aplicar el sistema de ajustes integrales por inflación deben incluir en su plan de cuentas, una cuenta de activo denominada cargo por corrección monetaria diferida, una cuenta de pasivo denominada crédito por corrección monetaria diferida, una cuenta de patrimonio denominada ajustes por inflación y una cuenta de resultado denominada corrección monetaria.

Ajustes por inflación - paag. 

Actualmente existe un desequilibrio entre el valor real de los ingresos y bienes del contribuyente y los valores nominales que la ley toma en cuenta para determinar las bases gravables y calcular el valor del impuesto; este desequilibrio se hace más notorio a medida que aumenta la inflación. El objetivo del sistema de ajustes por inflación es proporcionar una información contable, económica y financiera ajustada a la realidad, mostrando los estados financieros con cifras actualizadas y no a valores históricos que le permitan al ente económico conocer su situación para trazar los planes y proyectos en la empresa. En materia tributaria permite determinar el impuesto sobre la renta y complementarios sobre bases más reales. El sistema general de ajustes por inflación se aplica a los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios obligados a llevar libros de contabilidad, con excepción de las personas naturales y sucesiones ilíquidas que cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, aún cuando no sean responsables de dicho impuesto.

Ajustes por inflación para amortización de activos diferidos. 

Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlos en un periodo futuro y los servicios pagados en forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha. Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen, convirtiéndose en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio económico esté consumido parcial o totalmente.

Ajustes por inflación para obligaciones laborales. 

Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajuste por este concepto. El procedimiento es el siguiente:

• Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador. Se compara el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros.
• Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como contrapartida la cuenta de gastos.
• Al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con un débito en la cuenta para obligaciones laborales y un crédito en la cuenta de prestaciones sociales consolidadas correspondientes.

Ajustes por inflación - porcentajes integrales. 

Consiste en determinar la composición porcentual de cada cuenta del activo, pasivo y patrimonio, tomando como base el valor del activo total y el porcentaje que representa cada elemento del estado de resultados o de ganancias y pérdidas a partir del valor de las ventas netas. Porcentaje integral = (valor parcial x 100) / valor base.

Ajustes por inflación - sistemas. 

Existen dos sistemas de ajustes por inflación:

• Ajuste anual: Se registra en libros al final del ejercicio, con fecha 31 de diciembre. El valor del ajuste se obtiene de aplicar el paag anual o paag mensual acumulado.
• Ajuste mensual: Se registra en libros al final de cada mes. El valor del ajuste se obtiene de aplicar el paag mensual.

Ajustes por inflación - vida útil. 

Es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo. La depreciación de inmuebles (edificios, almacenes, bodegas y bienes raíces en general) deberá calcularse excluyendo el valor del terreno respectivo ya que los terrenos se contabilizan en cuenta separada y no son depreciables. Quienes están obligados a realizar ajustes por inflación, deben determinar la depreciación sobre el bien, una vez ajustado por el paag.