Ecuación patrimonial. Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales del activo, del pasivo y del patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática conocida con el nombre de ecuación patrimonial. Esta fórmula da a conocer, independientemente, el valor del activo, del pasivo o del patrimonio.

Su fórmula es: activo = pasivo + patrimonio.

Ecuación patrimonial - modificaciones. Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. Al aumentar el activo y el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variación. Al disminuir el activo y el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable.

Empresa. Toda empresa, grande o pequeña, requiere tres factores para realizar su actividad. Ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas está representado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio.

Empresa - clases. De acuerdo con su función las empresas se clasifican en: agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios.

Empresas agropecuarias. Son aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades. Ejemplos: granjas avícolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de producción agrícola.

Empresas comerciales. Son las que se dedican a la compra y venta de productos, colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, con lo que obtienen una ganancia.

Empresas colectivas o sociedades. Son las empresas de propiedad de dos o más personas llamadas socios. Por ejemplo, David & Vélez, cía. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez.

Empresas de servicios. Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea en salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros servicios. Ejemplos: empresas de aviación, centros de salud, universidades, compañías de seguros, corporaciones recreativas.

Empresas industriales. Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fábricas de telas, de camisas, de muebles, de calzado.

Empresas individuales. Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Por ejemplo, almacén don Pedro, de propiedad exclusiva de don Pedro Ruiz.

Empresas mineras. Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.

Empresas oficiales o públicas: Son las que reciben aportes del Estado para su funcionamiento. Ejemplos: hospitales departamentales, colegios nacionales.

Empresas privadas: Son las personas que necesitan aportes de personas particulares para su constitución y funcionamiento. Ejemplos: centros educativos privados, supermercados de propiedad de una familia.

Empresas - según el número de propietarios. Según el número de propietarios, las empresas se clasifican en: Individuales y unipersonales.

Empresas unipersonales: Son las personas naturales o jurídicas que, reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destinan parte de sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurídica.

Empresas - según la procedencia del capital. Según la procedencia del capital, las empresas se clasifican en: privadas, oficiales o públicas y de economía mixta.

Empresas de economía mixta: Son las que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ejemplo: universidad semioficial.

Empresas según su tamaño - clasificación. Según el tamaño, las empresas se clasifican en:

Pequeña empresa PYMES: es la que maneja poco capital y pocos empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitación clara y definida de funciones entre el administrador o propietario del capital de trabajo y los trabajadores, por lo cual existe una reducida división y especialización del trabajo. Su contabilidad es sencilla, debido a que maneja poca información en este campo. Ejemplos: talleres de mecánica con dos empleados, almacenes de telas con un empleado, misceláneas con dos empleados.

Mediana empresa: en este tipo de empresa puede observarse una mayor división y especialización del trabajo; en consecuencia, el número de empleados es mayor que en el anterior, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables. Su información contable es más amplia. Ejemplo: distribuidoras de electrodomésticos con 10 empleados, fábricas de dulces con 15 empleados.

Gran empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se observa una gran división y especialización del trabajo, y la inversión y las utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información contable que se maneja en desarrollo de las actividades mercantiles también es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ejemplo: Coca-Cola, Sofasa, Carvajal.

Estado de cambios en el patrimonio o estado de superávit. Es el estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este documento muestra por separado el patrimonio de una empresa. Superávit es la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios). El superávit también se puede determinar mediante la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

Estado de cambios en el patrimonio - partes. Este informe debe contener las siguientes partes:

Encabezamiento: Formado por la razón social o nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha del periodo correspondiente.

Cuerpo o contenido: consta de:

• Capital: El valor del capital social, esto es, los aportes de la cuantía de acuerdo con el tipo de empresa.
• Superávit: se utiliza en las sociedades y está formado por siete subgrupos: superávit de capital, reservas; revalorización del patrimonio; dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o aportes de interés social; resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y superávit por valorizaciones.
• Firmas: Como los demás estados financieros, lleva las firmas del contador, quien lo elabora; del revisor fiscal, quien lo revisa y del gerente, quien lo aprueba.

Estado de cambios en la situación financiera. Como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y la aplicación de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes se presenta un estado de cambios en la situación financiera. Este informe financiero permite observar la circulación de los fondos de la empresa en un periodo contable. En él se refleja la práctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; se muestran la causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, es decir de dónde provinieron los fondos y hacia dónde se dirigieron. Para elaborar un estado de cambios en la situación financiera es necesario preparar un balance comparativo en el que se muestren los aumentos y las disminuciones de las cuentas en por lo menos dos periodos consecutivos. Ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicación.

Estado de cambios en la situación financiera - partes. El estado de cambios en la situación financiera consta de las siguientes partes:

• Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del estado financiero y la fecha.
• Cuerpo o contenido: incluye dos partes:

1. Origen de recursos: está formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen:

• Disminución del activo no corriente
• Aumento del pasivo no corriente
• Aumento del patrimonio
• Utilidades generadas durante el periodo

1. Aplicación de recursos: está formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen:

• Aumento del activo corriente
• Disminución del pasivo corriente
• Disminución del patrimonio
• Pérdidas incurridas durante el periodo

Estado de flujo de caja - método directo. En este método las actividades de operación se presentan como si se tratara de un estado de resultados por el sistema de caja.

Estado de flujo de caja - método indirecto. En este método, para determinar el flujo neto de efectivo se toma como punto de partida la utilidad neta del periodo, valor al cual se adicionan o deducen las partidas incluidas en el estado de resultados que no implican un cobro o un pago de efectivo, como depreciación, amortización, agotamiento, corrección monetaria y utilidades o pérdidas en venta de propiedad, planta y equipo, inversiones y otros activos operacionales.

Estado de flujo de caja o efectivo. El estado de flujos de efectivo es un estado financiero básico que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superior a tres meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución por lo cual se presentan entre paréntesis.

Estado de flujo de caja - partes. El estado de flujos de efectivo consta de tres partes:

• Actividades de operación: se relacionan con la producción y distribución de bienes y la prestación de servicios. Se consideran entradas de efectivo los valores provenientes de la venta de bienes o prestación de servicios, los recaudos de clientes, el cobro de intereses y los rendimientos sobre inversiones. Se consideran salidas de efectivo los pagos de las mercancías y servicios, las materias primas y los insumos, los pagos a proveedores, los pagos a otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de operación, los pagos de nómina y prestaciones sociales, y los pagos por intereses e impuestos.
• Actividades de inversión: Incluyen los cambios de los activos diferentes a aquellos considerados como inventarios. Se consideran como entradas de efectivo los recaudos por venta de activos no operacionales, y los recaudos por préstamos. Se consideran salidas de efectivo los pagos por adquisición de activos no operacionales y los préstamos concedidos a corto y largo plazo.
• Actividades de financiación: Incluyen los cambios en el pasivo y en el patrimonio relacionados con la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso o pago de los rendimientos derivados de su inversión. Se consideran entradas de efectivo los incrementos de aportes de los propietarios, los préstamos recibidos a corto y mediano plazo. Las salidas de efectivo se relacionan con el reembolso en efectivo de aportes, y los pagos de préstamos de dividendos o su equivalente.

Estado de flujo de efectivo - métodos. Existen dos métodos para presentar los flujos de efectivo:

• Método directo
• Método indirecto

Estado de resultado - clasificación. Los estados financieros se clasifican en:

• Balance general
• Estado de resultados (o de ganancias y pérdidas)
• Estado de cambios en el patrimonio (o estado de superávit)
• Estado de cambios en la situación financiera
• Estado de flujos de efectivo.

Estado de resultado - corrección monetaria. Aquí se traslada el saldo de esta cuenta; sumando cuando el saldo es crédito y restando cuando el saldo es débito.

Estado de resultado - costo de ventas. En el sistema de inventario permanente se obtiene con el saldo de la cuenta costo de ventas.

Estado de resultado - gastos no operacionales. Comprende los gastos ocasionales que no corresponden al objeto principal del negocio, como pérdida en venta de activos fijos y otros gastos extraordinarios.

Estado de resultado - gastos operacionales. Se relacionan los saldos de las cuentas que representan gastos operacionales de administración y de ventas, realizados con el fin de producir las rentas principales objeto del negocio, así:

• Utilidad operacional: se obtiene por la diferencia entre la utilidad bruta operacional y el valor de los gastos operacionales.
• Ingresos no operacionales: corresponde a los ingresos recibidos ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio, como utilidad en venta de activos fijos y otras rentas extraordinarias.

Estado de resultado - impuesto sobre la renta. Se calcula sobre la utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la legislación tributaria según el tipo de empresa.

Estado de resultado - ingresos operacionales. Es la principal fuente de ingreso. La constituyen las ventas. Los ingresos operacionales netos se obtienen restando al valor bruto de comercio al por mayor y al por menor, el valor de las devoluciones.

Estado de resultado - partes. Un informe de estado de resultados consta de las siguientes partes:

• Encabezamiento: Formado por la razón social o el nombre de la empresa, el nombre del documento y el periodo, con fecha inicial y final al cual corresponde el estado de ganancias y pérdidas.
• Cuerpo o contenido: Para facilitar su interpretación es necesario presentarlo de la siguiente manera:

1. Ingresos operacionales
2. - costos operacionales
3. = utilidad bruta operacional
4. - gastos operacionales
5. = utilidad operacional
6. + ingresos no operacionales
7. - gastos no operacionales
8. = utilidad antes de corrección monetaria
9. + corrección monetaria
10. = utilidad líquida antes de impuestos y reservas
11. - impuesto sobre la renta
12. = utilidad neta (a la utilidad líquida antes de impuestos se le deducen los impuestos para obtener la utilidad neta.)
13. - reservas
14. = utilidad del ejercicio.

• Firmas: del contador, el revisor fiscal y el representante legal.

Estado de resultado - reservas. La reserva legal es el 10% de la utilidad líquida. Otras reservas voluntarias se calculan con los porcentajes establecidos según los estatutos de la empresa.

Estado de resultado - utilidad antes de corrección monetaria. A la utilidad operacional se adicionan otros ingresos y se disminuyen otros egresos para obtener la utilidad antes de corrección monetaria

Estado de resultado - utilidad bruta en ventas. Es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Cuando el costo de ventas es superior al valor de los ingresos operacionales, la diferencia constituye pérdida bruta operacional.

Estado de resultado - utilidad del ejercicio. Este valor neto corresponde a los dueños de la empresa, obtenido al deducir de la utilidad líquida el valor de las reservas.

Estado de resultado - utilidad líquida. A la utilidad neta antes de impuestos se le deducen los impuestos para obtener la utilidad líquida.

Estado de resultado - utilidad neta. Este valor se obtiene con el incremento o la disminución del saldo de la cuenta corrección monetaria.

Estado de resultados o de ganancias y pérdidas. Es un documento complementario y anexo al balance general. En él que se informa detallada y ordenadamente cómo se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultado, o sea, las cuentas de ingresos y gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y de los libros auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

Estados financieros. Son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejercido contable con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un periodo. La información presentada en los estados financieros interesa a:

• La administración. Para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un periodo determinado.
• Los propietarios. Para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.
• Los acreedores. Para conocer la liquidez de la empresa y la garantía del cumplimiento de sus obligaciones.
• Al Estado. Para determinar si el pago de los impuestos de la empresa está correctamente liquidado.

Estados financieros - balance general. Muestra la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada. Revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situaciones del patrimonio público. Ver también: activo y activo propio; estados financieros; pasivo; patrimonio.

Estados financieros - cuenta del resultado económico - patrimonial (estado de la actividad financiera, económica y social).Señala la actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un periodo determinado. Ver también: estados financieros; gastos; ingresos.

Estados financieros - cuenta del resultado económico - patrimonial. Ver estados financieros; gastos presupuestarios; ingresos presupuestarios; presupuesto de gastos; presupuesto de ingresos.

Estados financieros - estado de ejecución presupuestaria (informe de ejecución presupuestal). Revela los ingresos efectivamente recaudados y los gastos incurridos o causados por el ente público, frente a los respectivos montos presupuestados, durante la vigencia fiscal.

Estados financieros - estados contables del ente público. Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar los estados de situación, de actividad y de flujo de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y periodo, respectivamente. Éstos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. Ver también: contabilidad pública; fines; imagen fiel; principios contables; requisitos de la información.

Estados financieros - estado de flujo del efectivo. Ver también: estados financieros.

Extracto bancario: Documento que elaboran mensual y trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente. En él se relaciona en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, giro de cheques, retiros, notas débito o crédito y los saldos.