Sistema de inventario periódico. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, y de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de las ventas y las existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:

• Sistema de inventario periódico
• Sistema de inventario permanente

Sistema de inventario periódico. Por medio de este sistema los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial o inventario final, según el caso.

• Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
• Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Sistema de inventario periódico - contabilización. Al contabilizar el inventario inicial se debita la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa al inicio del periodo contable, y se acredita al cerrar el ejercicio contable para cancelar su saldo. Al finalizar el periodo contable, se cancela el inventario inicial contra la cuenta ganancias y pérdidas; luego se incorpora el inventario final, que en el próximo periodo contable se convierte en el nuevo inventario inicial.

Sistema de inventario periódico - entradas y salidas. Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas de compras y comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones se registran en las cuentas devoluciones en compras, o en ventas, de acuerdo con el catálogo de cuentas.

Sistema de inventario permanente. Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, que los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías, razón por la cual este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen poca variedad de mercancías. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distinta referencia, es conveniente llevar un kárdex sistematizado para controlar el movimiento de las mercancías. Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.

Sistema de inventario permanente - compras. La adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y un crédito en bancos o una cuenta de proveedores, según el caso.

Sistema de inventario permanente - descuentos en ventas. En este caso, una rebaja no implica entrada de mercancías al almacén; por tanto, se registra en un solo asiento, con débito a gastos financieros y un crédito a clientes, caja o bancos, según el caso; y de igual forma como en el sistema de inventario periódico.

Sistema de inventario permanente - devoluciones en compras. En las devoluciones en ventas y en compras no se tiene en cuenta la base para liquidar la retención en la fuente. Si al comprar o vender se liquida retención, cuando se devuelve mercancía por cualquier cuantía, también se retiene. Al recibir descuento por pronto pago, la cuantía se contabiliza con un crédito en la cuenta ingresos financieros y no se afectan ni el impuesto sobre las ventas por pagar, ni la retención en la fuente.

Sistema de inventario permanente - devoluciones en ventas. Por este sistema, igual que en las ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones, así:

• en el primer asiento se registra la devolución a precio de venta, según nota a crédito, tomando los datos de la factura de venta.
• en el segundo asiento se registra la devolución a precio de costo con los valores del kárdex.

Sistema de inventario permanente - entradas y salidas. En este sistema se registran al costo, en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas

Sistema de inventario permanente - ventas. Para contabilizar la venta de mercancías, en este sistema se requieren dos asientos:

• En el primero se registra la salida de mercancía al precio de venta, tal como se hace en el inventario periódico, tomando los valores de la factura de venta,
• En el segundo se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta costo de ventas y acreditando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa. Los valores se toman de la columna salidas de la tarjeta de kárdex.

Sociedades. Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

Sociedades - constitución. La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se expresarán los siguientes aspectos:

• El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes
• La clase o tipo de sociedad
• El domicilio de la sociedad
• El objeto social
• El capital social
• La forma de administrar los negocios sociales
• La época y la forma de convocar la asamblea o la junta de socios
• Señalar la forma como han de distribuirse las utilidades, con indicación de las reservas
• La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución
• La forma de hacer la liquidación
• El nombre y domicilio del representante legal de la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal
• Los demás pactos que, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato
• Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal

Sociedades de capital. Las sociedades de capital se clasifican en:

Sociedad anónima: se forma con un mínimo de cinco socios. El capital aportado está representado en acciones. La razón social se forma con el nombre que caracteriza la empresa, seguido de la expresión S.A. ejemplo, : Galletas Tostaditas S.A.

Sociedad en comandita por acciones: se constituye por uno o más socios con responsabilidad limitada. El capital está representado en títulos de igual valor. Se distingue porque la razón social va acompañada de las iniciales S.C.A. (Sociedad en Comandita por Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos S.C.A.

Sociedades de personas - clases. Las sociedades de personas se clasifican en:

• Sociedad de personas
• Sociedades de capital
• Sociedades mixtas y
• Sociedades sin animo de lucro

Sociedades mixtas. El prototipo de esta clase de sociedad es la sociedad de responsabilidad limitada en la cual los socios pueden ser dos, como mínimo, y máximo veinticinco. El capital está dividido en cuotas de igual valor. La razón social está seguida de la palabra limitada o de su abreviatura Ltda.. Ejemplo: Almacén el Estudiante, Cía. Ltda.

Soportes de contabilidad. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Soportes de contabilidad - cheque. Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Soportes de contabilidad - clases. Para el registro contable se utilizan generalmente los siguientes documentos de soporte:

• Comprobante de Ingreso
• Recibo de consignación bancaria
• Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros
• Factura de venta
• Comprobante de venta con tarjeta de crédito
• Cheque
• comprobante de egreso o comprobante de pago
• Letra de cambio
• Pagaré
• Nota débito
• Nota crédito
• Recibo de caja menor y reembolso de caja menor
• Nota de contabilidad
• Comprobante diario de contabilidad

Soportes de contabilidad - comprobante de cuenta de ahorros. Las entidades de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.

Soportes de contabilidad - comprobante de egreso. También llamado orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.

Soportes de contabilidad - comprobante diario de contabilidad. El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexan los documentos que lo justifiquen: El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. En este momento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que se realizan diariamente en una empresa. Si el volumen de las operaciones no lo justifica; no es necesario efectuar boletines diarios; se puede hacer por periodos mayores, cada semana, década, quincena o como máximo cada mes.

Soportes de contabilidad - factura de venta. La factura comercial es un documento que el vendedor entrega al comprador y contiene, además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de la mercancía vendida o servicios prestados, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; del comprador, factura de compra. Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Soportes de contabilidad - letra de cambio. Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden, o al portador, cierta suma de dinero, a la vista, o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta letras de cambio a proveedores y se llaman letras por pagar.

Soportes de contabilidad - nota débito. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

Soportes de contabilidad - nota crédito. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para contabilizarlas se utiliza un soporte denominado nota crédito. Éste se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.

Soportes de contabilidad - nota de contabilidad. Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre, aunque también puede utilizarse una nota débito o nota crédito según la cuenta que afecte.

Soportes de contabilidad - pagaré. Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.

Soportes de contabilidad - recibo de caja. El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente, y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte es la factura.

Soportes de contabilidad - recibo de consignación bancaria. Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Soportes de contabilidad - recibo y reembolso de caja menor. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo denominado caja menor, que puede ser de $100,000 $200,000 ó $500,000 de acuerdo con las necesidades de la empresa. Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos.

Soportes de contabilidad - reintegro de gastos de caja menor. Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debitan las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Estos documentos deben anexarse al comprobante de diario.

Soportes de contabilidad - tarjeta de crédito. La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.