Pasivo a corto plazo (pasivo corriente). Agrupa las obligaciones derivadas de las actividades del ente público, exigibles en un periodo no mayor de un año.

Pasivo a largo plazo (pasivo no corriente). Agrupa las obligaciones exigibles por terceros al ente público, en un periodo mayor de un año.

Patrimonio neto. Ver también: estados financieros - balance.

Plan General de Contabilidad Pública (PGCP). El Plan General de Contabilidad Pública fue aprobado con la Resolución No. 4444 del 21 de noviembre de 1995 y es de obligatoria aplicación por todos los entes públicos a partir del 1 de enero de 1996. El Plan General de Contabilidad Pública que forma parte del sistema integrado de información financiera, fue proyectado por los funcionarios de la Contaduría General de la Nación y su implantación, como documento fuente, es responsabilidad de todos los entes públicos. Ver también: contabilidad pública; concepto.

Presentación de la información. Normalmente el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre. Al final de éste se debe realizar el proceso de cierre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes complementarios de acuerdo con las necesidades o los requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre. Adicionalmente podrán solicitarse estados contables o informes complementarios públicos por períodos superiores a un año, para revelar el estado de avance de los planes de desarrollo. Véase, principios contables; periodo contable.

Presupuesto de gastos. El presupuesto de gastos se compondrá de los gastos de funcionamiento, del servicio de la deuda pública, y de los gastos de inversión. Cada uno de estos gastos se presentará clasificado en diferentes secciones. En el presupuesto de gastos sólo se podrá incluir apropiaciones que correspondan a los siguientes aspectos: a) a créditos judicialmente reconocidos; b) a gastos decretados conforme a la ley; c) a las destinadas a dar cumplimiento a los planes y programas de desarrollo económico y social y a las de obras públicas de que tratan los Artículos 339 y 341 de la Constitución Política, que fueren aprobadas por el Congreso Nacional; y d) a las leyes que organizan la rama judicial, la rama legislativa, la Fiscalía General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil que incluye el Consejo Nacional Electoral, los ministerios, los departamentos administrativos, los establecimientos públicos y la Policía Nacional que constituyen título para incluir en el presupuesto partidas para gastos de funcionamiento, de inversión y servicio de la deuda pública. Ver también: gastos presupuestarios; obligaciones del presupuesto corriente; presupuesto de gastos. Etapas de ejecución.

Presupuesto de gastos - etapas de ejecución certificado de disponibilidad. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Procedimiento contable. El siguiente es el proceso contable para una empresa:

• Clasificación, análisis y codificación de los soportes
• Elaboración de asientos en borrador
• Preparación del comprobante diario de contabilidad, teniendo en cuenta el traslado a libros mayores y auxiliares, que se realiza así:

1. La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.
2. Las columnas debe y haber se trasladan al libro diario columnario. Nota. Cuando la empresa maneja un programa de contabilidad para computador los asientos contables se introducen directamente al programa por medio de los soportes codificados y no requiere hacer libros ni comprobantes de contabilidad manualmente pues éstos son realizados por el programa.

Procedimiento contable - asientos. Los asientos contables, para su justificación, deben tener un soporte con los siguientes datos:

• Nombre o razón social de la empresa que lo emite
• Nombre, número y fecha del comprobante
• Descripción del contenido del documento
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes

Procedimiento para registrar las operaciones. Se siguen dos pasos:

 Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: para ello se plantean dos interrogantes. Ejemplos:

• al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se cancela?
• al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?
• al cancelar una deuda: ¿qué tipo de deuda se paga?, ¿cómo se cancela su valor?
• al comprar mercancías a crédito por $900,000 se debe preguntar:

1. ¿qué se compra?: mercancías ~ 6205 de mercancías
2. ¿cómo se cancela?: crédito ~ 2205 nacionales
3. De mercancías: cuenta de costo de ventas; aumenta el débito
4. Nacionales: cuenta de pasivo; aumenta el crédito.

Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o a acreditar cada una.

Propiedades, planta y equipo. Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o el suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos o utilizarlos en la administración del ente público, y que no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Ver también: activo fijo; amortización de activos (depreciación).

Provisión cartera. Es la reserva que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil cobro o recuperación. Su valor constituye un gasto que disminuye el activo.

Provisión cartera - ajuste. El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general1 en la sección de activos, presentar el valor bruto de clientes.

Provisión cartera - cancelación de documentos incobrables. Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difícil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta contra provisiones.

Provisión cartera - contabilización. Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión por cualquiera de los procedimientos anteriores, este valor se compara con el saldo de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisión según el caso que se presente, así:

• Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello se aumenta y debita la cuenta de gastos, y aumenta y acredita la cuenta provisiones.
• Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones éste es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia, para ello se aumenta la cuenta de gastos y aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.
• Si el saldo anterior correspondiente a provisiones es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, debe realizarse el ajuste por el valor de la diferencia, disminuyendo la cuenta de gastos y disminuyendo la cuenta de provisiones, es decir, debitando provisiones y acreditando gastos.
• Cancelación de documentos incobrables: Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difícil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta contra provisiones.

Provisión cartera - métodos para calcular la provisión. Como métodos de provisión de cartera se encuentran los siguientes:

• Provisión individual de cartera: se acepta como provisión individual hasta un 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.
• Provisión general: analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este método consiste en determinar la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. A medida que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligación, aumenta el riesgo de cobrarla, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisión. La escala aceptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es la siguiente:

1. De 0 a 3meses 0%
2. De más de 3 meses a 6 meses 5%
3. De más de 6 meses a 1 año 10%
4. De más de 1 año en adelante 15%

Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de los clientes se toman del libro auxiliar de clientes o del libro auxiliar de vencimientos de cartera.

PUC - clasificación, nomenclatura y movimiento. Las cuentas representan tanto las propiedades, los derechos y las deudas de una empresa en una fecha determinada, como los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas y de orden.

PUC - contenido. Está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para su aplicación, las cuales deben observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

PUC - esquema de la cuenta T. La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta T . Sus partes son las siguientes:

1. Nombre completo de la cuenta
2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los débitos
3. Haber el lado derecho, para registrar los créditos

PUC - Plan Único de Cuentas. El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

PUC - registros en la cuenta T. Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en el debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del haber. Movimiento débito es la suma de los valores registrados en el debe de una cuenta; movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el haber.

PUC - saldos en la cuenta T. El saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los valores registrados en la columna del haber.

Se presentan los siguientes casos:

• Saldo débito: una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito.
• Saldo crédito: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

Punto de equilibrio - análisis. Este procedimiento sirve para determinar el volumen mínimo de ventas que la empresa debe realizar para no perder ni ganan en el punto de equilibrio de un negocio las ventas son iguales a los costos y gastos. Cuando aumenta el nivel de ventas se obtiene utilidad, y cuando baja, se produce pérdida. Para aplicar este procedimiento es necesario reclasificar los costos y gastos del estado de ganancias y pérdidas de la empresa en los dos grupos siguientes:

• costos fijos: son los que se causan invariablemente con cualquier nivel de ventas. Por ejemplo, el seguro contra incendio de propiedades, planta y equipo, la depreciación por línea recta, los sueldos y las prestaciones del personal administrativo.
• costos variables: son los que se realizan proporcionalmente con el nivel de ventas de una empresa. Por ejemplo, comisión de vendedores y, en general, los gastos relacionados directamente con las ventas.

Punto de equilibrio - aplicación. En la práctica, el punto de equilibrio sirve para calcular el volumen de las ventas que debe realizar una empresa para obtener un porcentaje de utilidad determinado. Su fórmula es la siguiente:

• Ventas = ventas en punto de equilibrio + porcentaje de utilidad deseada + % de costo variable
• ejemplo, : si la empresa desea obtener una utilidad del 20% sobre el punto de equilibrio, el volumen de ventas se determina así:

1. Ventas = 4'346,938 + 20% (4'346,938) + 51% (4'346,938)
2. Ventas = 4'346,938 + 869,387 + 2'216,938
3. Ventas = 7'433,263

Punto de equilibrio - fórmula. La fórmula que la empresa debe utilizar para establecer su punto de equilibrio es la siguiente: el costo fijo permanece invariable, independientemente del volumen de ventas, mientras que el costo variable está relacionado directamente con el volumen de ingresos o ventas. El porcentaje del costo variable en el punto de equilibrio está dado por la relación costos variables sobre ventas. Porcentaje de costo variable = costo variable x 100 / ventas.