Kárdex - Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta de kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Kárdex - manejo. Para establecer el control de las mercancías por medio del kárdex, la empresa puede utilizar los métodos ponderado, PEPS o UEPS. El kárdex tiene un manejo específico de acuerdo con el método escogido.

Kárdex - partes. Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías consta de las siguientes partes:

• Encabezamiento:

1. Fecha en que se efectúa la transacción.
2. Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
3. Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.

• Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo.
• Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía vendida.
• Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.
• Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de mercancías.
• Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
• Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le compra el artículo.

Kárdex por el método PEPS o FIFO. Por este método la tarjeta de kárdex se maneja así:

• En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras.
• En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró, es la primera que sale.
• En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo.
• Costo unitario: se determina de igual forma que en el método de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

Kárdex por el método UEPS o LIFO. La tarjeta de kárdex por este método se registra así:

• En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y EPS.
• En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.
• En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.
• Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores.

Kárdex por promedio ponderado. Los movimientos de la tarjeta de kárdex por este método se registran así:

• En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución.
• En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida, y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón anterior.
• En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
• Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

Nota. En el kárdex las devoluciones en compras y en ventas se registran al mismo costo con que se habían registrado cuando se compraron o vendieron. Se elaboran los asientos, teniendo en cuenta el IVA y la retención en la fuente aplicables a la fecha.