Hoja de trabajo - ajustes. La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general. La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, es un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, esta hoja puede escribirse a lápiz. El formato consta de las siguientes partes:

Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del documento y el periodo por el cual se elabora.

Secciones:

• Número de orden de las cuentas
• Nombre de las cuentas con su código
• Balance de comprobación con débitos y créditos
• Ajustes con débitos y créditos
• Balance ajustado con débitos y créditos
• Ajustes por inflación
• Balance ajustado por inflación
• Ganancias y pérdidas con débitos y créditos
• Balance general con débitos y créditos. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior. Debe comprobarse la igualdad entre el total de débitos y el de créditos.

Hoja de trabajo - ajustes por inflación. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes.

Hoja de trabajo - balance ajustado. Para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

• Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna, según sea débito o crédito
• Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber; debe + debe - haber; haber - debe; haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

Hoja de trabajo - balance ajustado por inflación. En esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado.

Hoja de trabajo - balance general. A esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio, cuando se presente. En la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.

Hoja de trabajo - columna cuentas y codificación. Se registran ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y los datos del libro mayor.

Hoja de trabajo - elaboración. Para el proceso de elaboración de la hoja de trabajo se tiene en cuenta los siguientes aspectos:

• La columna cuentas y codificación.
• El balance de comprobación o balance de prueba
• Los ajustes
• El balance ajustado
• Los ajustes por inflación
• El balance ajustado por inflación
• Las ganancias y pérdidas
• El alance general.

Hoja de trabajo - ganancias y pérdidas. A la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida. La diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.