Libro de actas y registro de socios. La sociedad llevará un libro debidamente registrado en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Éstas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios. Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones. En él también se anotarán los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción, la enajenación o el traspaso de las acciones, los embargos y las demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.

Libro de inventarios y balances. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales.

Las partes de dicho libro son:

• Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y equipo).
• Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información. Éste es el caso de mercancías, que tienen grupos y subgrupos de artículos para detallar.
• Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.
• Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
• Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivo.

Libro de inventarios y balances - registro. Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

• Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y equipo).
• Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información; éste es el caso de mercancías que tienen grupos y subgrupos de artículos para detallar.
• Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.
• Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
• Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo de activo, grupo de pasivo.

Libro diario. En él que se registran en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario elaborado por la empresa durante un mes. Este libro puede ser de 12 o más columnas, según el número de cuentas que maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Las partes de dicho libro son las siguientes:

• Fecha: aquí se escribe el año, mes y día del comprobante que se está registrando.
• Detalle o descripción: en esta columna se escribe el nombre y número del comprobante.
• Columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde al nombre de una cuenta; las dos últimas se utilizan para cuentas varias: la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos débitos y créditos.
• Libro diario - registro. El proceso es el siguiente:

1. Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que corresponde al inventario general inicial, y se traslada esta información al libro mayor y balances.
2. Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes a un mes.
3. Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances.

Al finalizar el periodo contable, se registran, - en igual forma que el comprobante de apertura - el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre. Esta información se traslada al libro mayor y balances.

Libro fiscal de registro de facturación. Los contribuyentes que en un mismo establecimiento de comercio utilicen simultáneamente varios talonarios de facturación o el mecanismo de máquinas registradoras para realizar la facturación de sus operaciones, a partir del 1 de marzo de 1991 deben llevar por cada establecimiento de comercio el libro fiscal de registro de facturación, en el cual, previamente a la utilización de tales talonarios o cintas, deben registrarse los que entran en uso y la fecha en que ello ocurre. Este libro no requiere registro alguno. Los talonarios se identificarán indicando los números que correspondan a las facturas inicial y final, del respectivo talonario. Las cintas de las máquinas registradoras se identificarán registrando el número que se le haya asignado a la respectiva cinta, el cual deberá aparecer en un lugar visible de la copia de la cinta que conserve el establecimiento.

Libro mayor y balance. Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información se toma del libro diario columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

Libro mayor y balances - registro. Una vez asentado el movimiento mensual en el libro diario columnario, se procede a pasar la información al mayor, teniendo en cuenta las siguientes columnas:

• Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.
• Código: se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el catálogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para comerciantes.
• Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior.
• Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario.
• Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento, así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan.

Libros auxiliares. De acuerdo con su tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje cada empresa determina el número de auxiliares que necesita. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio.

Libros auxiliares - registro. La información presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar (o tomando la información directamente de los soportes codificados para el registro contable):

Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de diario correspondiente.

• Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.
• Número del comprobante de diario: se registran en orden consecutivo.
• Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento débito o crédito de cada sub cuenta, tomado de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad.
• Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento débito o crédito de acuerdo con las siguientes reglas:

1. En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo débito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber.
2. En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

Libros auxiliares - tipos. Los siguientes son algunos libros auxiliares:

• Cuenta control: las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y jurídicas necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas. Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento débito o crédito del comprobante diario de contabilidad.
• Subcuentas: cada vez que en los libros diario y mayor se registre un valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. La información se toma de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta control.
• Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente la información solicitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos del IVA.
• Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto pago y evitar sanciones por mora.

Libros de contabilidad. Todo comerciante conformará su contabilidad, sus libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable aquellos que sirven para registrar las operaciones por medios mecanizados o electrónicos, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier medio similar. Los libros de comercio y la contabilidad deberán llevarse en el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma oficial, al igual que los comprobantes. Integrarán la contabilidad todos los comprobantes que respalden las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas existirá la debida correspondencia, sopena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

Libros de contabilidad - clases. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá como tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos. Los siguientes libros se consideran como obligatorios:

• Inventarios y balances
• Diario
• Mayor

Los libros auxiliares que un comerciante puede necesitar dependen del tipo de empresa e información que maneje. Entre los más utilizados están los siguientes:

• Auxiliar de caja
• Auxiliar de bancos
• Auxiliar de clientes
• Auxiliar de proveedores
• Auxiliar de gastos
• Auxiliar de ventas, o comercio al por mayor y al por menor
• Auxiliar de mercancías
• Auxiliar de inversiones
• Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones
• Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar
• Auxiliar de IVA retenido
• Auxiliar de retención en la fuente
• Auxiliar de propiedades, planta y equipo
• Auxiliar de aportes sociales.

Libros de contabilidad - eficacia probatoria. Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. Dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

Libros de contabilidad - otros. Existen otros tipos de informes adicionales, como los siguientes:

• Libro de actas o registro de socios
• Libro fiscal de registro de operaciones diarias
• Libro fiscal de registro de facturación.

Libros de contabilidad - principales. También llamados mayores, son los libros que obligatoriamente deben llevar los comerciantes, y en los cuales registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso determinado. De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

• Inventarios y balances
• Diario
• Mayor

Libros de contabilidad - prohibiciones. En los libros de comercio se prohíben las siguientes situaciones:

• Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
• Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre y cuando al terminar los listados sus totales de control permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble.
• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
• Borrar o tachar los asientos todo o en parte.
• Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.